Meta ma tkunx kuntent b’sitwazzjoni, prodott jew servizz, il-kitba ta ’ittra formali ta’ lment ta ’negozju hija mod wieħed kif tindirizzaha. Uża waħda mill-ittri kampjun ipprovduti hawnhekk bħala punt tat-tluq; sempliċement ikklikkja fuq l-għażla tiegħek biex tiftaħ PDF li tista 'teditja, tiffranka u tipprintja. Ara dangwida għall-printablesjekk għandek bżonn għajnuna.
Kampjun ta 'Ittra ta' Ilment Rigward Prodott Ħażin
Jekk xtrajt prodott li kien difettuż jew ta 'kwalità ħażina u l-isforzi biex tissolva l-problema fallew, il-pass li jmiss tiegħek huwa li tikteb ittra lill-kumpanija fejn titlob rifużjoni jew sostituzzjoni. Idealment, il-ħwienet jissostitwixxu prodotti difettużi u dawk li ma jaħdmux kif mistenni. Madankollu, dan mhux dejjem iseħħ. Meta l-kumpaniji ma jagħmlux hekktimmaniġġa sew l-ilmenti tal-klijentigħall-ewwel, il-kitba ta 'ittra ta' lment tista 'tkun l-uniku rikors tiegħek sakemm ma tkunx trid tibda azzjoni legali.
Artikoli Relatati- Ideat tal-Marketing bl-Imnut
- Kultura tan-Negozju Ġappuniża
- Kif Tintervista lil xi ħadd
Ittra ta 'lment dwar prodott difettuż
Sempliċement segwi t-tqassim ta 'din l-ittra, imma żid id-dettalji tiegħek stess.
- Fuq ix-xellug: Ismek, l-indirizz u n-numru tat-telefon. Inti tista 'tkun trid tinkludi l-indirizz tal-email tiegħek ukoll. L-għan huwa li tikseb rispons u iktar ma tkun faċli biex tagħmilha biex l-eżekuttiv impenjat jirrispondi, aħjar.
- Ikteb l-isem tal-persuna li qed tikkuntattja, l-isem tal-kumpanija, it-triq, il-belt, l-istat u l-kodiċi postali fuq linji separati (mingħajr spazji).
- Żid it-tislima tiegħek. Kun speċifiku hawn jekk possibbli. Uża 'Għażiż Sur Jones' minflok 'Għażiż Sinjur.'
- Ibda bil-fatt li int klijent leali jew għall-ewwel darba. Eżempju: 'Ilni klijent leali għal 20 sena u xtrajt ħafna mill-prodotti tiegħek.'
- Kompli bil-fatti ta 'kif il-prodott falla. Kun speċifiku kemm jista 'jkun. Inkludi d-data meta xtrajt l-oġġett, kemm ħallast għalih, u meta u kif naqas milli jilħaq l-aspettattivi.
- Spjega liema passi ħadt biex issolvi l-problema. Eżempju: 'Fil-5 ta' April, ikkuntattjajt lil Roger fil-maħżen ta 'Example City u tlabt rifużjoni. Huwa rrifjuta li jagħtini rifużjoni. ' Anki jekk il-persuna kienet estremament rude, sempliċement żżomm mal-fatti ta 'dak li ntqal / sar u ħalli l-emozzjoni barra minnha.
- Fl-aħħarnett, ibda paragrafu tal-għeluq u spjega dak li tixtieq lura. Pereżempju, tridu li jissostitwixxu l-prodott jew jagħtuk rifużjoni?
- Agħlaq l-ittra, billi żżid ismek u l-firma tiegħek.
Ittra Kampjun lill-Maniġment Dwar Servizz Fqir
Meta tħallas għal servizz, bħal ikla f'ristorant, tistenna servizz mill-aqwa għall-konsumatur. Sfortunatament, dan mhux dejjem iseħħ. Jekk is-servizz kien orribbli biżżejjed, tista 'tħoss li intitolat għal rifużjoni jew servizz ta' sostituzzjoni. Jekk tkellimt mal-maniġer mingħajr riżultati, jista 'jkun il-waqt li tikteb ittra ta' ilment formali lill-fornitur tas-servizz dwar il-foqraservizzi tal Konsumaturirċevejt.
Ittra ta 'lment ta' servizz fqir
Ippersonalizza l-ittra għas-sitwazzjoni tiegħek.
- Ikteb ismek u l-informazzjoni tal-kuntatt fir-rokna ta 'fuq tax-xellug tal-paġna.
- Inkludi l-isem tal-persuna li qed tikkuntattja (preferibbilment maniġer reġjonali, sid, jew CEO), l-isem tan-negozju, u l-indirizz.
- Żid tislima. Eżempju: Għażiż Sur Jones:
- Spjega r-raġuni għaż-żjara fl-istabbiliment. Eżempju wieħed ikun li tiekol regolarment hemm għax huwa wieħed mir-ristoranti favoriti tiegħek.
- Spjega l-problema li seħħet. Pereżempju, sibt siegħa qabel ma xi ħadd ġie biex jieħu l-ordni tiegħek, l-ordnijiet tiegħek kienu żbaljati, il-wejtress misħuta lejk, eċċ.
- Agħmel talba għal rifużjoni jew sostituzzjoni. Jekk kilt f'ristorant, tista 'tkun trid toffri li tagħtihom ċans ieħor jekk jibagħtulek karta rigal ta' valur xieraq.
- Agħlaq l-ittra b’ismek u l-firma tiegħek.
Eżempju Ittra tal-Ilment tal-Impjegati
Jekk qed ikollok problemi serji fuq ix-xogħol, tikteb ittra ta 'lment li tesprimi tħassib lill-imgħallem tiegħek jew lill-kumpanijariżorsi umanimaniġer jagħmel dmir doppju. L-ewwelnett, jista 'jgħin lill-imgħallem jew lir-rappreżentant tar-RGħ tiegħek isolvu s-sitwazzjoni. It-tieni, jista 'jipproteġi x-xogħol tiegħek, speċjalment jekk il-problema qed tħalli impatt fuq ix-xogħol tiegħek jew impjegat ieħor qed ifixklek.
Ittra ta 'lment ta' min iħaddem
B'differenza mill-eżempji l-oħra f'dan l-artikolu, l-ittra lil min iħaddmek probabbilment tintbagħat permezz ta 'komunikazzjonijiet interni f'format ta' email. Jekk tippreferi tikteb l-ilment fuq il-karta, żommu inqas formali mill-ittri l-oħra. Filwaqt li hija idea tajba li tuża ton u format professjonali meta tikteb din it-tip ta 'ittra, m'hemmx bżonn li tinkludi l-informazzjoni ta' kuntatt tiegħek u l-isem u l-indirizz ta 'min iħaddmek. Inti tista 'tixtieq tużaformat tal-memoperess li d-dokument huwa intern għall-kumpanija tiegħek.
- Iddata l-ittra. Dan huwa importanti f'każ li jkollok bżonnha biex turiha lir-RGħ u tipproteġi xogħolek.
- Ibda b’tislima. Ċempel lill-imgħallem tiegħek kif normalment isejħulu. Jekk ir-relazzjoni hija formali, allura ibda b '' Għażiż Sur Jones, 'pereżempju. Jekk ir-relazzjoni hija informali, huwa aċċettabbli li tikteb xi ħaġa bħal 'Għażiż Jim.'
- Idħol dritt għall-punt fl-ewwel paragrafu tiegħek. Għidlu għaliex qed tikteb l-ittra u li l-problema qed tħalli impatt fuq ix-xogħol tiegħek. Żomm l-emozzjonijiet barra minnha u iddikjara l-fatti biss, speċjalment jekk is-suġġett huwa fastidju minn impjegat ieħor jew kunflitt personali.
- Spjega kif taħseb li s-sitwazzjoni tista 'tissolva imma għarraf lill-imgħallem tiegħek li inti lest li tiddiskuti soluzzjonijiet oħra.
- Fl-aħħar paragrafu, spjega li trid tagħmel xogħol tajjeb u għaliex il-kwistjoni qed tħalli impatt fuq ix-xogħol tiegħek. Fl-ittra kampjun, il-ħaddiem qed jitlob aktar impjegati biex jiżdiedu mad-dipartiment tagħha minħabba li n-nuqqas qed jaffettwa l-abbiltà tagħha li tagħmel xogħolha sew. L-ittra tispiċċa billi tiddikjara li se tkun kuntenta li tippjana laqgħa mal-kap tagħha biex tiddiskuti l-kwistjoni.
- Spiċċa billi tiffirma l-ittra u żżid ismek.
Ħjiel biex Tikteb Ittra Effettiva ta 'Ilment dwar Negozju
Ittra rrabjata jew ta 'theddid mhix effettiva. Ftakar li l-persuna li qed tindirizza tista 'ma tkunx is-sid tal-kumpanija li għamlet prodott difettuż, iżda rappreżentant tas-servizz tal-konsumatur imqabbad biex jgħinek. Huwa fl-aħjar interess tiegħek li tibqa 'kalm u ffukat.
- Indirizza l-ittra tiegħek lil persuna speċifika. Il Dipartiment tal-Ġustizzja ta 'New Jersey jagħti parir lill-konsumaturi biex ifittxu fir-Reġistru ta 'Korporazzjonijiet, Diretturi u Eżekuttivi ta' Standard & Poor's jew fit-Thomas Register of American Manufacturers biex isibu indirizz u l-isem tal-Kap Eżekuttiv tal-kumpanija. Tista 'wkoll tfittex fuq il-websajt tal-kumpanija.
- Inkludi l-informazzjoni ta 'kuntatt tiegħek. Żid ismek, l-indirizz u n-numru tat-telefon mal-parti ta 'fuq tal-ittra tiegħek sabiex il-kumpanija tkun tista' tikkuntattjak b'riżoluzzjonijiet possibbli.
- Inkludi kopji ta 'kwalunkwe irċevuta. Inkludi wkoll dokumentazzjoni relevanti oħra rigward l-ilment tiegħek. Żomm l-oriġinali kollha.
- Uża format kummerċjali standard fuq ittri ta 'lment. Dan se jinkludi paragrafi mblukkati spazjati singoli bi spazji doppji bejn kull paragrafu u l-ebda inċiżi.
- Żid data mal-quċċata tal-ittra tiegħek. Dan se jħalli eżekuttiv impenjat jara minnufih meta wasal l-ilment.
- Tiġġebbedx il-verità għall-effett; żomm biss mal-fatti. Jekk tidher esaġerata, il-qarrej jista 'ma jemmnikx u jkun ħerqan li jgħinek.
- Żomm l-ittra qasira. Eżekuttivi huma nies okkupati. Jekk tagħmel l-ittra twila wisq, il-persuna fit-tarf li jirċievi tista 'ma tispiċċax taqra l-ittra tiegħek.
-
Ittajpja l-ittra tiegħek. Tidher iktar professjonali u tkun aktar faċli biex tinqara. Ftakar li ittra mibgħuta bil-posta għandha iktar piż milli tibgħat email.
Ikteb u ibgħat l-ittra fi żmien ġimgħa mill-inċident jew meta l-prodott waqaf jaħdem. Indirizza l-parti ta ’barra tal-envelop għall-attenzjoni tal-persuna li inti indirizzajt l-ittra sabiex din tasal fuq l-iskrivanija t-tajba.
Leħen it-Tħassib Tiegħek
Jekk għandek ilment, m'għandekx toqgħod lura milli tisma 'leħnek. Ħafna kumpaniji se jkunu interessati li jagħmlu l-affarijiet tajbin sabiex ikunu jistgħu jżommuk bħala klijent. Anke jekk il-kwistjoni qiegħda taħdem, huwa aħjar li titkellem bil-pulit kemm-il darba tmexxi lilek innifsek b’mod professjonali u raġonevoli. Il-kitba ta 'ittra formali ta' lment ta 'negozju adattata għas-sitwazzjoni tiegħek hija meqjusa bħala l-aħjar prattika f'sitwazzjonijiet bħal dawn.
